「重視團體意見」是日本人的民族性,開會遂成為日本社會的一大特徵。但近來會議卻成了「浪費時間的象徵」,不論哪間公司都視開會為畏途。

為了縮短會議時間,甚至搬走椅子,讓與會者全程站著,因為要是不這麼做的話,全體員工對於開會一事勢必避之唯恐不及。

此風不可長。古往今來,一個公司要能夠健全地永續經營,會議絕對扮演著非常重要的角色,這是我的看法。

如果會議發揮不了什麼作用,肯定是組織內部出了什麼問題,不應該片面論斷開會是沒有必要的事。

我在擔任社長期間,每天早上八點半都要召開晨間會議。利用從早上八點半開始一個小時的晨間會議,解決四十項左右的議題,平均一個議題只花兩分鐘左右。這般超高效率的開會方式吸引了大批媒體採訪,也有很多人登門請益。

尤以「開會時間」和「快速解決議題」這兩點最受注目,而這場會議也是為了改革加班陋習的精心「布局」。

會議與加班這兩件事,乍聽之下似乎沒什麼關連的樣子。

不妨試著重新思考開會的目的吧。

簡而言之,為了揪出公司發生的問題,找出最妥當的解決方法,這就是開會的目的。

「只是一群人聚在一起」「在會議上初次聽聞的議題」「一點也不尊重我的專業意見」「結果還不是少數服從多數」像這樣的情況,絕對稱不上是一場會議。

「既然如此,幹嘛還要開會,將決定好的事項用mail傳給大家不是更有效率嗎?」一定會有人如此反駁,但這樣的說法並不正確,因為會議扮演著促使情報共享化的要角。

若只是單純地傳達「結論是A」,稱不上情報共有。

「針對這問題,有A、B、C、D、E等對策,經過一番議論後,決定以A作為結論」,與會的每個人均參與討論過程,因此這項決定包含了每個人的意思所共同決定出來的結論。這般「共同參與的過程」是促使情報共享化不可或缺的因素。

試想一下自己的情況。

你是那種上司一交辦,就會馬上乖乖照其所言執行的人嗎?勉強照辦好嗎?這麼做真的好嗎?心中難免都會有所疑慮與不安,不然就是抱著「反正又不是我做的決定」這般駝鳥心態,自然不會負責,貫徹到底。

「為什麼非得這麼做不可呢?」若從一開始就瞭解事情始末,「自己也有參與決策」而且有此自覺的話,便能夠馬上有所行動,這般積極的心態和只奉命辦事的效率完全不同。

議論之所以遲遲無法整合,是因為每個人對於問題的認知與情報來源有所偏頗,對於決策有所不滿。換個角度想,若能透過會議讓情報透明化,自然能達成共識。

「就這麼辦吧」一旦做出決定,全體員工就必須朝向同一目標全速邁進,這是決定一件工作成敗的要因,而會議便是將不可能化為可能的唯一手段。
希望藉由這番說明,能讓大家多少瞭解會議是提升效率不可或缺的方法。


【以上內容摘自春光出版:《零加班業績才能長紅》

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