春光出版

「重視團體意見」是日本人的民族性，開會遂成為日本社會的一大特徵。但近來會議卻成了「浪費時間的象徵」，不論哪間公司都視開會為畏途。

為了縮短會議時間，甚至搬走椅子，讓與會者全程站著，因為要是不這麼做的話，全體員工對於開會一事勢必避之唯恐不及。

此風不可長。古往今來，一個公司要能夠健全地永續經營，會議絕對扮演著非常重要的角色，這是我的看法。

如果會議發揮不了什麼作用，肯定是組織內部出了什麼問題，不應該片面論斷開會是沒有必要的事。

我在擔任社長期間，每天早上八點半都要召開晨間會議。利用從早上八點半開始一個小時的晨間會議，解決四十項左右的議題，平均一個議題只花兩分鐘左右。這般超高效率的開會方式吸引了大批媒體採訪，也有很多人登門請益。

尤以「開會時間」和「快速解決議題」這兩點最受注目，而這場會議也是為了改革加班陋習的精心「布局」。

會議與加班這兩件事，乍聽之下似乎沒什麼關連的樣子。

不妨試著重新思考開會的目的吧。

簡而言之，為了揪出公司發生的問題，找出最妥當的解決方法，這就是開會的目的。

「只是一群人聚在一起」「在會議上初次聽聞的議題」「一點也不尊重我的專業意見」「結果還不是少數服從多數」像這樣的情況，絕對稱不上是一場會議。

「既然如此，幹嘛還要開會，將決定好的事項用mail傳給大家不是更有效率嗎？」一定會有人如此反駁，但這樣的說法並不正確，因為會議扮演著促使情報共享化的要角。

若只是單純地傳達「結論是A」，稱不上情報共有。

「針對這問題，有A、B、C、D、E等對策，經過一番議論後，決定以A作為結論」，與會的每個人均參與討論過程，因此這項決定包含了每個人的意思所共同決定出來的結論。這般「共同參與的過程」是促使情報共享化不可或缺的因素。

試想一下自己的情況。

你是那種上司一交辦，就會馬上乖乖照其所言執行的人嗎？勉強照辦好嗎？這麼做真的好嗎？心中難免都會有所疑慮與不安，不然就是抱著「反正又不是我做的決定」這般駝鳥心態，自然不會負責，貫徹到底。

「為什麼非得這麼做不可呢？」若從一開始就瞭解事情始末，「自己也有參與決策」而且有此自覺的話，便能夠馬上有所行動，這般積極的心態和只奉命辦事的效率完全不同。

議論之所以遲遲無法整合，是因為每個人對於問題的認知與情報來源有所偏頗，對於決策有所不滿。換個角度想，若能透過會議讓情報透明化，自然能達成共識。

「就這麼辦吧」一旦做出決定，全體員工就必須朝向同一目標全速邁進，這是決定一件工作成敗的要因，而會議便是將不可能化為可能的唯一手段。
希望藉由這番說明，能讓大家多少瞭解會議是提升效率不可或缺的方法。


【以上內容摘自春光出版：《零加班業績才能長紅》】