春光出版

每次在演講會上提到：「晨間會議上通常花個兩分鐘便能解決一項議題」這句話時，「在我們公司根本不可能」大部分都是這般回應。我在擔任社長時，每次晨間會議都有好幾百名前來觀摩的訪客，不過他們幾乎都是異口同聲地表示：「這在我們公司絕對不可能」，失望地離去。

要求長久以來都得花好幾個小時才能解決一項議題的人或組織，馬上要在兩分鐘之內做出結論，無疑是強人所難。因此一定要徹底改變會議形式，改變與會者的心態，才能達到兩分鐘之內終結議題的效率。

我不是天才，無法以「直覺」判斷重要的經營策略。為了能在兩分鐘之內做出決定，而且是對公司最有利的決策，當然有一定的祕訣。

首先決定每項議題由誰負責，要求他們備妥「附有審查意見的原案」，不過可不是那種用power point做得美美的資料。有時間做美美的資料，不如專心做好份內工作，反正只是公司內部的會議，不需要大費周章地準備資料。

所謂「附有審查意見的原案」，是針對現況如何，有什麼問題，應如何處理，要花多少時間與費用等，要求每項議題的負責人都要事先整理好解決對策。

也許這般要求聽來沒什麼大不了，但很多會議就是做不到。

會議並非發表會，不是為了確認既定事實而舉行的。只要備妥詳盡的「附有審查意見的原案」，便能讓所有與會人員都能分享到必要的情資，參與議論，也才能更貼近問題的本質。

結論是在準備好的「附有審查意見的原案」裡，會議則是一處判斷可不可行的場所。

如此一來便能達到兩分鐘之內做出判斷的超高效率。

那麼要是情報不足，或是面對質詢，無法條理分明回答的話，該怎麼辦呢？那就表示負責的人對於議題還不是很瞭解，所以花再多時間討論也沒用。遇到這般情形時，要明確指出準備不足的部分，並要求提出明確的「人、事、時」要點，迅速駁回。

因此兩分鐘不到便能解決一項議題，而且議題負責人必須修正遭受質疑的地方，待下次會議重新報告。

就算駁回議題，我也不會下達「盡可能早點完成」、「趕快進行」這般指示，原則上就是「明天重新提出」，也就是翌日晨間會議必須準備充足，可想而知，部屬當天的工作量肯定「一下子」暴增。

而且公司禁止加班，因此上班時間內必須同時進行平常的工作，又要準備明天的會議，壓力與負荷自然沉重。
畢竟誰都不喜歡這樣，自然會對自己所負責的議題做好萬全的準備。

【以上內容摘自春光出版：《零加班業績才能長紅》】