每次在演講會上提到:「晨間會議上通常花個兩分鐘便能解決一項議題」這句話時,「在我們公司根本不可能」大部分都是這般回應。我在擔任社長時,每次晨間會議都有好幾百名前來觀摩的訪客,不過他們幾乎都是異口同聲地表示:「這在我們公司絕對不可能」,失望地離去。

要求長久以來都得花好幾個小時才能解決一項議題的人或組織,馬上要在兩分鐘之內做出結論,無疑是強人所難。因此一定要徹底改變會議形式,改變與會者的心態,才能達到兩分鐘之內終結議題的效率。

我不是天才,無法以「直覺」判斷重要的經營策略。為了能在兩分鐘之內做出決定,而且是對公司最有利的決策,當然有一定的祕訣。

首先決定每項議題由誰負責,要求他們備妥「附有審查意見的原案」,不過可不是那種用power point做得美美的資料。有時間做美美的資料,不如專心做好份內工作,反正只是公司內部的會議,不需要大費周章地準備資料。

所謂「附有審查意見的原案」,是針對現況如何,有什麼問題,應如何處理,要花多少時間與費用等,要求每項議題的負責人都要事先整理好解決對策。

也許這般要求聽來沒什麼大不了,但很多會議就是做不到。

會議並非發表會,不是為了確認既定事實而舉行的。只要備妥詳盡的「附有審查意見的原案」,便能讓所有與會人員都能分享到必要的情資,參與議論,也才能更貼近問題的本質。

結論是在準備好的「附有審查意見的原案」裡,會議則是一處判斷可不可行的場所。


如此一來便能達到兩分鐘之內做出判斷的超高效率。

那麼要是情報不足,或是面對質詢,無法條理分明回答的話,該怎麼辦呢?那就表示負責的人對於議題還不是很瞭解,所以花再多時間討論也沒用。遇到這般情形時,要明確指出準備不足的部分,並要求提出明確的「人、事、時」要點,迅速駁回。

因此兩分鐘不到便能解決一項議題,而且議題負責人必須修正遭受質疑的地方,待下次會議重新報告。

就算駁回議題,我也不會下達「盡可能早點完成」、「趕快進行」這般指示,原則上就是「明天重新提出」,也就是翌日晨間會議必須準備充足,可想而知,部屬當天的工作量肯定「一下子」暴增。

而且公司禁止加班,因此上班時間內必須同時進行平常的工作,又要準備明天的會議,壓力與負荷自然沉重。
畢竟誰都不喜歡這樣,自然會對自己所負責的議題做好萬全的準備。

【以上內容摘自春光出版:《零加班業績才能長紅》

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